Prozess & Checkliste

Unsere Inhalte sind so konzipiert, dass ihr euch als Verein oder gemeinnützige Organisation an einem strukturierten Prozess orientieren könnt. Dabei haben wir den Prozess in 6 Module aufgeteilt und diese so aufgebaut, dass ihr selbständig damit arbeiten könnt. Jedes dieser Module umfasst einen spezifischen Themenfokus. So reicht die inhaltliche Bandbreite der Materialien von der Visionsfindung über Maßnahmenplanung bis zur konkreten Umsetzung. Ihr müsst die Module nicht der Reihenfolge nach abarbeiten, sondern könnt auch einfach einzelne Ansätze und Methoden herausnehmen und ausprobieren. Schaut, was sich für euch passend anfühlt und legt einfach los. Inhaltlich haben wir in den einzelnen Modulen einen Fokus auf agile Methoden wie Design Thinking, Gestaltung von Zukunftskonferenzen im Open-Space-Format und Einbindung von digitalen Tools als Projektplanungs- und Kommunikationsplattform gelegt.

Die Checkliste soll euch dabei helfen, sich auf dem Prozesspfad zurecht zu finden und besser einordnen zu können, welche Module bzw. Materialien für euch hilfreich sind.

Modul 1:

Analyse des IST-Zustands und Visionsfindung
Wo stehen wir und wo wollen wir hin?

In diesem Modul lernt ihr…

  • herauszufinden, wo die Organisation jetzt steht und wie der Status Quo aussieht.
  • wie ihr eine Vision für den Verein entwickeln könnt.
  • Methoden, mit denen ihr eine Strategie und Roadmap für die Zukunft entwickeln könnt.

Modul 2:

Organisation der Zusammenarbeit im Verein
Wie arbeiten wir zusammen?

In diesem Modul lernt ihr…

  • wie ihr die Zusammenarbeit in der Organisation besser organisiert.
  • wie man Teams bildet und Rollen und Zuständigkeiten verteilt.
  • was agiles Arbeiten bedeutet und wie ihr agile Arbeitsweisen nutzt.

Modul 3:

Projektarbeit und Handlungsplan erarbeiten
Wie gehen wir vor und setzen Ziele um?

In diesem Modul lernt ihr…

  • wie ihr Maßnahmen plant und in die Umsetzung geht
  • wie ihr aus den Zielen passende Projekte und Aufgaben ableitet.
  • wie ihr Projekte bearbeitet und welche Methoden dabei helfen.

Modul 4:

Kommunikation und Austausch fördern
Wie kommunizieren wir miteinander?

In diesem Modul lernt ihr…

  • wie ihr die interne Kommunikation im Verein verbessert.
  • welche Kommunikations- und Austauschformate ihr nutzen könnt.
  • passende Meeting-Strukturen.

Modul 5:

Digitales Arbeiten
Welche Infrastruktur und Technik nutzen wir?

In diesem Modul lernt ihr…

  • wie ihr digital besser zusammenarbeitet.
  • welche digitalen Tools relevant sind und wie ihr diese einsetzt.
  • was ihr beim digitalen Arbeiten bedenken müsst bzgl. Datenschutz etc.

Modul 6:

Mitglieder finden und binden
Wie finden und binden wir Nachwuchs?

In diesem Modul lernt ihr…

  • wie ihr neue Mitglieder finden könnt.
  • wie ihr auch eine jüngere Zielgruppe ansprecht.
  • wie ihr eine Social Media Strategie entwickelt.

Checkliste für den Prozess

Die wichtigsten Vertreter:innen des Vereins sollten zusammenkommen und die folgenden Punkte bearbeiten.

Wo stehen wir und wo wollen wir hin?

  • Analysiert den Status Quo: Die Status Quo Analyse benennt den IST-Zustand des Vereins und beantwortet die Frage „Wo stehen wir gerade? Was ist unsere Ausrichtung und was sind unsere Herausforderungen?“
    Z. B.: Entwickelt eine Vision für den Verein: Ein positiv verankertes Zukunftsbild fördert Motivation, gibt Orientierung und hilft, Ressourcen zu erschließen. Zugleich schafft eine gemeinsame Vision eine innere Verbundenheit. Beantwortet die Fragen: "Wo soll es in Zukunft hingehen? Was sind die zukünftigen Ziele und Ausrichtungen?" Wählt einen partizipativen Ansatz und macht allen Beteiligten klar, welchen Anteil sie an der Realisierung haben.

Wie arbeiten wir zusammen?

  • Macht euch mit agilen Arbeitsweisen vertraut: Durch agile Arbeitsweisen wird der Verein anpassungsfähiger und kann schneller auf veränderte äußere oder innere Rahmenbedingungen reagieren. Beantwortet die Fragen "Welche Werte und Prinzipien haben und brauchen wir im Verein? Welche agilen Arbeitsweisen wollen wir erproben?"
  • Organisiert den Vorstand als Team: Innerhalb des Vorstandteams können die Mitglieder sich die Aufgaben untereinander aufteilen, sich regelmäßig abstimmen und Feedback geben.
  • Definiert Rollen und Zuständigkeiten (weg von Positionen hin zu Rollen): Jede Rolle sollte klar definiert werden und damit auch der Entscheidungsrahmen. Durch klare Rollen kann Verantwortung verteilt und Vertrauen gegeben werden.
  • Organisiert den Wissensaustausch: Durch das Bilden von Lerngruppen kann ein Wissensaustausch für alle Vereinsmitglieder gestaltet werden.

Wie gehen wir vor und setzen Ziele um?

  • Erstellt einen strategischen Plan: Was braucht es, um die Vision zu verwirklichen? Was muss bei der Strategie, den Leitlinien und dem Verhalten angepasst werden? Welche Ziele werden verfolgt?
  • Erarbeitet einen konkreten Handlungsplan: Wählt Ziele aus und priorisiert, womit ihr anfangen wollt. Die Projekte, die sich daraus ergeben, sollten Arbeitsgruppen zugeordnet werden. In den Arbeitsgruppen wird das Vorgehen geplant und die Aufgaben umgesetzt. Prüft, ob sich agile Methoden wie Sprints oder Scrum bei der Projektarbeit eignen.
  • Evaluiert regelmäßig die Ergebnisse und den Prozess der Zusammenarbeit: Evaluation ist wichtig, um zu prüfen, ob man auf dem richtigen Weg ist. Um ein Projekt bzw. eine Maßnahme erfolgreich umzusetzen, sollten Projektziele und geplante Aktivitäten klar definiert und Zwischenstände geprüft und angepasst werden. Nutzt Retrospektiven, um nach jeder Projektphase die Zusammenarbeit im Team zu reflektieren und mögliche Ansätze zur Verbesserung herauszuarbeiten.

Wie kommunizieren wir miteinander?

  • Legt fest, wie intern kommuniziert wird: Eine klare Kommunikationsstruktur hilft dabei, dass keine Informationen verloren gehen und gleichzeitig kein Informationsüberfluss entsteht. Beantwortet folgende Fragen: "Wer muss welche Informationen bekommen, welche Gruppen von Empfängern gibt es? Über welche Kanäle wird mit den jeweiligen Gruppen kommuniziert?" Nutzt zur internen Kommunikation unbedingt auch digitale Tools.
  • Legt fest, welche regelmäßigen Meetings es geben muss: Entscheidet, was das Ziel der Meeting-Formate ist, wer daran teilnehmen muss, in welchen Abständen es Austausch bedarf etc.
  • Verschafft euch einen Überblick über unterschiedliche innovative Austauschformate wie z. B. die Worldcafe-Methode oder Speed Debating.

Welche Infrastruktur und Technik nutzen wir?

  • Verschafft euch einen Überblick über digitale Tools: Digitale Tools können bei der Organisation der Zusammenarbeit, der Kommunikation, dem Marketing etc. helfen. Schaut euch an, welche digitalen Tools für welchen Anwendungsfall geeignet sind und wählt die passenden für euren Verein aus.
  • Legt fest, welche digitalen Tools bei euch im Verein genutzt werden sollen. Wählt zunächst besser wenige verschiedene Tools aus und probiert diese aus, bevor ihr neue hinzunehmt. Achtet unbedingt auch auf das Thema Datenschutz.
  • Stellt sicher, dass alle beteiligten Personen auch mit den Tools arbeiten können und Zugriffsrechte haben: Evtl. müssen Tool-Schulungen angeboten werden oder kostenpflichtige Tools angeschafft werden, die nur bestimmten Vereinsmitgliedern zur Verfügung stehen.

Wie finden und binden wir Nachwuchs?

  • Versucht neue Mitglieder zu gewinnen und alte zu binden: Um als Verein auch in Zukunft zu bestehen, braucht es immer wieder Zuwachs durch neue Mitglieder. Neben der Neugewinnung ist aber auch die Bindung der Mitglieder wichtig. Ihr könnt regelmäßig Feedback einholen, gewünschte Veränderungen vorantreiben und partizipative Ansätze wählen.
  • Entwickelt eine Ansprache-Strategie für junge Menschen: Wenn ihr für euren Verein Nachwuchs finden möchtet, braucht ihr eine Strategie wie ihr diese Zielgruppe erreichen könnt. Auf welchen Plattformen und Medien findet ihr die Zielgruppe? Wie könnt ihr sie ansprechen und für euer Thema begeistern?
  • Entwickelt eine Social Media-Strategie: Um die Öffentlichkeit und ggf. neue Mitglieder zu gewinnen, kann die Kommunikation über Social Media-Kanäle hilfreich sein. Dafür bedarf es einer passenden Strategie.